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Control horario en las empresas: las sanciones ya han comenzado

Desde el 12 de mayo de 2019 las empresas están obligadas a llevar un control horario reglamentario de la jornada laboral de sus trabajadores. Se emplazó a las empresas a realizar conversaciones con sus trabajadores, para acordar el modo y la tecnología que más conveniente resultará a cada compañía con el fin de implementar este control. Se dijo inicialmente que la Inspección de Trabajo daría un margen de tiempo a las empresas para tener operativo el sistema de registro, si se veía buena voluntad y que se estaba negociando con los representantes de los trabajadores el modo de instalarlo. Pero las moratorias oficiales y oficiosas se han terminado y las primeras sanciones ya están llegando.

Un primer balance del alcance de la normativa


Ya se está haciendo un balance provisional de lo sucedido hasta ahora tras la implantación de esta medida, transcurrido un plazo razonable para la adaptación de las empresas a la normativa. La primera conclusión que se podría obtener es que muchas de las empresas sin representación sindical no están cumpliendo con el registro horario. Es más, tampoco se detecta previsión de acciones que indiquen que se está intentando implantarlo a corto plazo.

A pesar de que las alternativas en tecnología para llevar a cabo los registros horarios son variadas, las inspecciones han detectado que varias compañías pequeñas y medianas, sin comité de empresa, han optado por obviar el asunto. Ante las sanciones argumentaron que ningún trabajador pidió la instalación de los sistemas de control. En cierto modo se tenía se tenía la idea de que la inspección no iba a poder abarcar todas las pequeñas empresas y eso hacía que no hubiera miedo a las multas… hasta que éstas llegaron.

¿Qué es lo más vigilado en las inspecciones?


En estos últimos meses los inspectores han visitado las empresas para controlar el cumplimiento de esta nueva normativa. En especial se vigilan cuatro cuestiones, que, además de la ya comentada inexistencia de controles horarios, son las que han motivado la mayoría de las infracciones. 

Los inspectores comprueban si se han realizado horas extra y si estas superan o no el límite legal de 80 horas al año. En el año 2018, el 35% de las denuncias cursadas por incumplimientos empresariales estaban relacionadas con el tiempo de duración de la jornada laboral realmente realizada frente a la legalmente establecida o en contrato. Es por eso que se vigila especialmente este dato. 

Las sanciones más altas por falta de control horario en las empresas

Junto a la contabilización en regla de las horas extraordinarias, el otro factor asociado que está siendo vigilado, y es motivo de sanción, es su remuneración y cotización. Localizar situaciones en las que los empleados no cobran esas horas, o las cobran en negro, es considerado fraude para la Seguridad Social y Hacienda; algo que ha acarreado multas ya en el pasado y ha seguido ocasionando sanciones con esta nueva situación normativa. Las multas más altas impuestas por este concepto (de hasta 187.551 euros) han sido para los casos de impagos, o retrasos reiterados en el pago, de horas extra. También el hecho de intentar enmascarar las horas extras en otros conceptos salariales ha resultado motivo de sanciones graves. 

Es importante mantener informados a los representantes de los trabajadores 

Relacionado con esta problemática está también la tercera de las causas más comunes de sanciones ocasionadas por esta medida y, por eso, uno de los factores más vigilados por la Inspección de Trabajo: que los representantes de los trabajadores estén siendo convenientemente informados de la realización de dichas horas extraordinarias. Descuidar este aspecto, que podría parecer menor, está considerado un incumplimiento de la normativa del mismo nivel de gravedad que el hecho de superar el límite establecido de 80 horas extraordinarias anuales, o no haber consignado en el documento de salarios las cantidades percibidas por las horas extras realmente trabajadas. 

Cómo mantener un registro de horario laboral adecuado

El último de los cuatro aspectos más vigilados está relacionado con el adecuado registro de la jornada laboral por parte de la empresa. Precisamente, el modo en que se lleva a cabo este registro, que hasta ahora no era obligatorio, está siendo la cuestión en que más anomalías se están detectando entre las empresas inspeccionadas. Esta es también la cuestión que más dudas levanta entre las empresas afectadas, ya que son varias las que aluden no tener muy claro qué es lo que se debe registrar, cómo hacerlo y qué es exigible por la Inspección en esta materia.

Esto hace aún más importante contar con la tecnología adecuada para realizar el registro en las condiciones exigidas por la legislación. Si se toma como referencia lo expresado por la Inspección, hay que tener en cuenta que el registro de la jornada es obligatorio incluso cuando no se realicen horas extras en la empresa. Este registro deberá incluir el horario completo de entrada y salida, una vez que se ha concluido la jornada. La inspección podrá comprobar la existencia de este registro diario y deberá poder realizarla en el propio centro de trabajo, para evitar su manipulación posterior.